Często to organizacja czasu pracy decyduje o wydajności twojej pracy. Jeśli nie masz czasu, może problem nie polega na tym, że pracujesz powoli, ale że nie ustawiasz prawidłowo priorytetów.
Zasady organizacji godzin pracy
Przede wszystkim właściwą organizacją czasu jest umiejętność odróżniania spraw nagłych od spraw nie pilnych i ważnych od nieważnych. Opiera się na tych czterech kryteriach i konieczne jest zbudowanie dnia roboczego. Najbardziej optymalna opcja to:
- Przede wszystkim musisz spełnić wszystkie pilne i ważne sprawy, coś, co nie czeka na czas.
- W drugiej turze połóż wszystkie rzeczy, które są pilne, ale nie ważne. Mimo że w hierarchii ważności znajdują się na niskiej pozycji, jeśli zaklasyfikowaliście je jako pilne, musicie się z nimi jak najszybciej uspokoić.
- Na trzecim miejscu - ważne, ale nie pilne sprawy. Nie należy ich zostawiać na samym końcu dnia pracy, ponieważ w tej chwili z reguły uwaga jest już osłabiona, a prawdopodobieństwo popełnienia błędu jest wysokie.
- Na ostatnim, czwartym miejscu - sprawy nieważne i niepilne. Zazwyczaj obejmują one różne rodzaje pracy: demontowanie dokumentów, rozkładanie folderów itd. Można to zrobić pod koniec dnia pracy, kiedy nie ma już energii do pracy.
Nawiasem mówiąc, organizacja czasu osobistego może w pełni opierać się na tych samych zasadach - więc zawsze będziesz zarządzać wszystkimi pilnymi sprawami i nie utknąć w drobiazgach.
Organizacja przestrzeni
Organizacja czasu i przestrzeni jest ważnym czynnikiem w skutecznej pracy. Przed rozpoczęciem dnia pracy upewnij się, że masz wolną przestrzeń i dostęp do wszystkich dokumentów i przedmiotów potrzebnych do pracy. Zaoszczędzisz na czas, jeśli nie wydasz go na znalezienie odpowiednich przedmiotów na dany dzień. O wiele skuteczniej jest udzielać tych pytań na 5 minut na początku dnia.