W życiu każdej współczesnej osoby ważne miejsce zajmuje umiejętność zarządzania czasem. Wszyscy się gdzieś spieszymy, rozmyślamy, ale na koniec dnia nie widzimy rezultatów naszej działalności. Narzekamy na brak czasu, a my sami beztrosko spędzamy go w pustych rozmowach i bezużytecznych sprawach. Jak się nauczyć, jak właściwie zarządzać czasem i zwiększyć efektywność jego wykorzystania?
Macierz Eisenhowera jest przykładem prawidłowego rozkładu naszego czasu, tak zwanego narzędzia zarządzania czasem. Po raz pierwszy ta metoda została opisana przez Stephena Coveya w książce "Główna uwaga - najważniejsze rzeczy". Ale idea tej techniki należy do Eisenhowera, 34 do prezydenta USA.
Zgodnie z zarządzaniem czasem, wszystkie przypadki, w których dana osoba spotyka się, muszą być analizowane i oceniane zgodnie z kryteriami są ważne - nie ma znaczenia, pilnie - nie w trybie pilnym. Macierz Eisenhowera jest schematycznym przedstawieniem tej formuły. Jest on podzielony na cztery kwadraty, w każdym z tych przypadków są rejestrowane według ważności i pilności.
Aby korzystać z macierzy Eisenhowera, musisz zarejestrować wszystkie sprawy, które planujesz wykonać w określonym czasie.
1. Ważne i pilne sprawy. Ta kategoria obejmuje sprawy, które nie opóźniają opóźnienia. Rozwiązanie tych problemów jest najważniejsze. Ani lenistwo, ani okoliczności siły wyższej nie powinny wpływać na ich realizację.
Przykłady ważnych i pilnych przypadków:
- projekt roboczy, którego termin dobiega końca;
- niezaplanowane wizyty u lekarza, na przykład w przypadku ciężkiego bólu zęba lub poważnych obrażeń;
- pilne połączenie z ważnym klientem.
2. Sprawy są ważne, ale nie są pilne. Ta kategoria obejmuje przypadki o podwyższonym znaczeniu, ale które można odłożyć na jakiś czas. Chociaż te przypadki mogą czekać, nie powinieneś ich odkładać na dłuższy czas, ponieważ wtedy będziesz musiał je przeprowadzić w pośpiechu.
Przykłady przypadków:
- planowana praca w firmie związana z bieżącymi projektami;
- bieżąca praca nad Twoimi projektami;
- opracowywanie nowych projektów;
- regularna frekwencja treningu sportowego.
3. Sprawy nie są ważne, ale pilne. Zazwyczaj na tym polu są zarejestrowane przypadki, które nie mają wpływu na twoje życiowe cele. Muszą być wykonane w określonym czasie, ale nie mają żadnej wartościowej pracy w twojej działalności.
Przykłady przypadków:
- pogratulować krewnemu w jego urodziny. Pilnie - ponieważ urodziny są dziś i nie ma to znaczenia - ponieważ ta sprawa nie przynosi żadnych rezultatów, z wyjątkiem okazania szacunku względem krewnego.
- Spotkania narzucone ci przez innych, musisz iść tak, aby nie urazić przyjaciół, ale ta sprawa nie jest tak ważna dla twojego życia.
4. Nieistotne i nie pilne sprawy. Ten kwadrat jest najbardziej szkodliwy. Nie obejmuje spraw pilnych, które nie są ważne w życiu. Ale niestety ta kategoria obejmuje większość naszych spraw.
Przykłady przypadków:
- czytanie błyszczących czasopism;
- oglądanie bezużytecznych programów telewizyjnych;
- plotki z dziewczynami;
- gry na komputerze.
Lista może być nieskończona. Wiele osób uważa, że te rzeczy są dobre dla rekreacji. Ale nawet w święta, w wolnym czasie, te rzeczy są nie tylko bezużyteczne, ale nawet szkodliwe. Odpoczynek również musi być w stanie jakościowo.
Jak działa matryca?
Rozprowadzając całą swoją działalność na placach, zobaczysz, ile czasu poświęcasz na ważne i użyteczne przypadki, a ile jest niepotrzebne i bez znaczenia.
Wypełniając matrycę priorytetów Eisenhowera, zwróć większą uwagę na pierwszą kolumnę "pilne - ważne". Najpierw wykonaj te czynności, po nich wykonuj ważne, ale nie pilne obowiązki i pilne, ale nie ważne. Czwarta kategoria przypadków w ogóle się nie sprawdza - nie niosą one żadnego cennego obciążenia w twoim życiu.